Web sitesi teklifinde kapsam nasıl yazılır

Bir web sitesi projesinde en pahalı belge teklif değil, kapsamın yazıldığı sayfa. O sayfa “beş sayfa, iletişim formu, mobil uyumlu” diye yazıldığında proje boyunca herkes kendi hayalindeki siteyi düşünmeye devam ediyor ve fark teslimde ortaya çıkıyor.

Özellik listesi neyi ölçmüyor

“İletişim formu” bir maddede duruyor. Arkasında en az beş karar var: alanlar ne olacak, spam koruması hangisi, gönderim nereye düşecek, doğrulama mesajı ne diyecek, gönderen tarafında bir kayıt tutulacak mı.

Bu kararların hiçbiri madde yazılırken konuşulmuyor. Proje ilerledikçe teker teker çıkıyor ve her biri küçük bir müzakere üretiyor. On maddelik bir liste, elli müzakere demek.

Kapsam yazarken sorulacak soru şu: bu madde teslim edildiğinde iki taraf da aynı şeyi mi görecek? Cevap belirsizse o madde henüz kapsam sayılmıyor; bir başlık.

Kapsamı sınırlarla yazmak

Bir maddeyi kapsam hâline getiren şey ne yapılacağı kadar ne yapılmayacağı. Sınır yazılmadığında varsayılan sınırsızlıktır ve kimse bunu kastetmemiştir.

Somut örnek. “Blog” yerine: blog listesi ve yazı sayfası, kategori filtresi var, etiket filtresi yok, arama yok, yorum yok, çok dilli değil. Beş satır ve teslimde tartışılacak bir şey bırakmıyor.

Aynısı içerik için de geçerli. Metinleri kim yazıyor, görselleri kim sağlıyor, kaç tur revizyon var. Bu üç soru yazılmadığında projenin en uzun bekleme süreleri buradan çıkıyor.

Sayfa sayısı yanlış birim

Sayfa saymak alışkanlık hâline gelmiş bir ölçü ve gerçek işi göstermiyor. Aynı içeriği taşıyan on hizmet sayfası bir kalıp; birbirinden farklı üç sayfa üç ayrı iş.

Daha iyi bir birim var: benzersiz düzen sayısı. Kaç farklı sayfa iskeleti tasarlanacak, kaç bileşen yazılacak? On sayfayı üç düzenle kuran bir proje ile üç sayfayı üç düzenle kuran proje aynı emeği istiyor.

Bu birim aynı zamanda müşteriye anlamlı geliyor. “Beş düzen ve on iki bileşen” cümlesi, “on beş sayfa” cümlesinden daha az soyut, çünkü sonradan sayfa eklendiğinde neyin değişip neyin değişmediğini gösteriyor.

Değişiklik yolu kapsamın parçası

Her projede kapsam dışı bir istek geliyor ve bu normal. Sorunu üreten şey, o isteğe ne olacağının hiçbir yerde yazmaması.

Kapsam belgesinde tek bir paragraf yeterli: kapsam dışı istekler nasıl değerlendirilir, süre ve bütçe üzerindeki etkisi nasıl bildirilir, karar kim tarafından verilir. Bu paragraf yoksa her istek bir pazarlığa dönüşüyor ve ilişki her seferinde biraz yıpranıyor.

Teslimin tanımı

Kapsamın son ve en çok atlanan maddesi, projenin ne zaman bittiği.

Yazılması gereken şey bir koşul listesi: hangi tarayıcılarda çalışacak, hangi cihaz genişliklerinde test edilecek, hangi ölçümler karşılanacak, hangi belgeler teslim edilecek. Bu liste varken teslim bir olay; yokken teslim bir süreç ve o süreç aylarca sürebiliyor.

Kapsamın altı satırı

Bir kapsam belgesi uzun olmak zorunda değil. Altı başlık çoğu projeyi kapsıyor:

1. Kaç düzen, kaç bileşen.
2. Her düzende ne var, ne yok.
3. İçeriği ve görselleri kim sağlıyor.
4. Kaç tur revizyon, hangi aşamalarda.
5. Kapsam dışı istek geldiğinde ne oluyor.
6. Teslimin koşulları.

Bu altı başlık yazıldığında teklif de kendiliğinden netleşiyor. Yazılmadığında teklifteki rakam bir tahmin oluyor ve tahminin farkını her zaman aynı taraf ödüyor.